การทำตัวพิมพ์ใหญ่สำหรับชื่อใน Mail Merge: ทำความสะอาด Google Sheet ของคุณก่อนส่ง

ไม่มีอะไรทำลายความพยายามในการปรับแต่งให้เป็นส่วนตัวได้เร็วกว่าอีเมลที่เปิดมาด้วย “Hi JOHN,” หรือ “Hi anna ,” การทำ Mail Merge จะวางข้อความใดๆ ก็ตามที่อยู่ในเซลล์ลงในข้อความของคุณ หากเซลล์นั้นไม่เรียบร้อย อีเมลก็จะไม่เรียบร้อยตามไปด้วย การทำตัวพิมพ์ใหญ่สำหรับชื่อใน Mail Merge เป็นหนึ่งในปัญหาข้อมูลที่พบบ่อยที่สุด และใช้เวลาเพียงประมาณห้านาทีในการแก้ไขก่อนที่คุณจะส่ง

คู่มือนี้จะแสดงวิธีทำความสะอาดชื่อ นามสกุล และชื่อบริษัทใน Google Sheets ด้วยฟังก์ชันที่มีมาให้สองฟังก์ชัน วิธีรักษาข้อมูลต้นฉบับของคุณให้ปลอดภัย และวิธีตรวจสอบผลลัพธ์ในหน้าตัวอย่างก่อนที่อีเมลฉบับแรกจะถูกส่งออกจากบัญชี Gmail ของคุณ

ทำไมเซลล์ที่ไม่เรียบร้อยจึงกลายเป็นอีเมลที่ไม่เรียบร้อย

ใน Mail Merge for Gmail แต่ละแถวในชีตของคุณคืออีเมลหนึ่งฉบับ และชื่อคอลัมน์แต่ละคอลัมน์จะกลายเป็นแท็กผสานข้อมูล เช่น {{First name}} ในเวลาที่ส่ง แท็กจะถูกแทนที่ด้วยค่าจากแถวของผู้รับรายนั้น ส่วนเสริมนี้จะไม่เดาว่าคุณหมายถึงอะไร ดังนั้นข้อความในเซลล์จึงเป็นสิ่งที่ผู้รับจะได้อ่าน

ชื่อที่ไม่เรียบร้อยมักมาจากไม่กี่แหล่ง:

• ฟอร์มเก็บข้อมูลลูกค้าที่ผู้คนพิมพ์ด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดหรือตัวพิมพ์เล็กทั้งหมด
• การส่งออกจาก CRM หรือเครื่องมือจัดงานอีเวนต์ที่เก็บชื่อเป็นตัวพิมพ์ใหญ่
• การคัดลอกและวางจากเว็บไซต์หรือ PDF ซึ่งมักจะเพิ่มช่องว่างด้านหน้า ด้านหลัง หรือช่องว่างซ้ำซ้อน
• รายชื่อสองรายการที่ถูกรวมเข้าด้วยกันในชีตเดียว โดยแต่ละรายการมีรูปแบบการพิมพ์ของตัวเอง

คุณจะไม่เห็นปัญหาเหล่านี้จากการเลื่อนดูชีต ช่องว่างด้านหลังนั้นมองไม่เห็น และตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดก็ดูปกติในตารางยาวๆ ปัญหาเหล่านี้จะปรากฏขึ้นเมื่อชื่อนั้นไปอยู่ตรงกลางของประโยค

แก้ไขการใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ด้วย PROPER

Google Sheets มีฟังก์ชันที่สร้างขึ้นมาเพื่อการนี้โดยเฉพาะ ตามหน้าความช่วยเหลือของ Google สำหรับ PROPER ไวยากรณ์คือ PROPER(text_to_capitalize) ซึ่งจะทำตัวพิมพ์ใหญ่ที่คำแต่ละคำ และเหมาะสำหรับคำวิสามานยนาม เช่น ชื่อคนหรือสถานที่

นี่คือตัวอย่างการใช้งาน:

1. ปล่อยคอลัมน์ต้นฉบับของคุณไว้ตามเดิม สมมติว่าชื่อจริงอยู่ในคอลัมน์ B โดยมีส่วนหัวว่า First name
2. แทรกคอลัมน์ใหม่ทางด้านขวาและตั้งชื่อส่วนหัวว่า First name clean
3. ในแถวข้อมูลแรกของคอลัมน์ใหม่ ให้พิมพ์ =PROPER(B2) แล้วกด Enter
4. ลากสูตรลงมาให้เต็ม หรือใช้สูตรเดียวสำหรับทั้งคอลัมน์ด้วย =ARRAYFORMULA(PROPER(B2:B)) ในแถวที่ 2

JOHN จะกลายเป็น John, mARIA จะกลายเป็น Maria และ dave smith จะกลายเป็น Dave Smith สำหรับคอลัมน์ชื่อเต็มก็สามารถใช้สูตรเดียวกันได้ เนื่องจาก PROPER จะจัดการกับแต่ละคำแยกกัน

รู้ข้อจำกัดของ PROPER

PROPER จะเปลี่ยนตัวอักษรทุกตัวที่ไม่ใช่ตัวอักษรตัวแรกของคำให้เป็นตัวพิมพ์เล็ก หน้าเว็บของ Google เองก็ชี้ให้เห็นว่า PROPER("mcLeod") จะส่งคืนค่า Mcleod สิ่งเดียวกันนี้เกิดขึ้นกับ DeSouza, McDonald และชื่อแบรนด์อย่าง iPhone นอกจากนี้ยังเปลี่ยน van der berg เป็น Van Der Berg ซึ่งบางคนอาจไม่ชอบ

ดังนั้นให้ถือว่า PROPER เป็นการแก้ไขสำหรับข้อมูลส่วนใหญ่และคอยตรวจสอบข้อยกเว้น แนวทางปฏิบัติที่ได้ผลคือการจัดเรียงคอลัมน์ตัวช่วย สแกนหาชื่อที่มีตัวพิมพ์ใหญ่อยู่ตรงกลางในข้อมูลต้นฉบับ และพิมพ์การสะกดที่ถูกต้องทับสูตรสำหรับแถวเหล่านั้นเท่านั้น

ลบช่องว่างส่วนเกินด้วย TRIM

การใช้ตัวพิมพ์ใหญ่เป็นเพียงครึ่งหนึ่งของปัญหา อีกครึ่งหนึ่งคือการเว้นวรรค หน้าความช่วยเหลือของ Google สำหรับ TRIM อธิบายว่า TRIM(text) จะลบช่องว่างด้านหน้าและด้านหลังออก และเหลือช่องว่างเพียงช่องเดียวระหว่างคำ นั่นคือสิ่งที่คำทักทายต้องการอย่างแท้จริง เพราะ Hi Anna , ที่มีช่องว่างส่วนเกินก่อนเครื่องหมายจุลภาคดูเหมือนไม่ใส่ใจ

รวมทั้งสองฟังก์ชันเข้าด้วยกันเพื่อให้คุณใช้คอลัมน์ตัวช่วยเพียงคอลัมน์เดียว:

=ARRAYFORMULA(PROPER(TRIM(B2:B)))

ให้อ่านจากข้างในออกมาข้างนอก TRIM จะทำความสะอาดช่องว่างก่อน จากนั้น PROPER จะแก้ไขตัวพิมพ์ ใส่สูตรนี้ในแถวที่ 2 ของคอลัมน์ First name clean แล้วทั้งคอลัมน์จะถูกเติมเต็ม รวมถึงแถวที่คุณเพิ่มในภายหลังด้วย

เมื่อ TRIM ดูเหมือนจะไม่ทำงาน

Google ระบุว่าช่องว่างแบบไม่ตัดคำ (non-breaking spaces) จะไม่ถูกตัดออก ช่องว่างเหล่านี้มักจะติดมาเมื่อคุณคัดลอกข้อความจากหน้าเว็บ หากชื่อยังคงดูผิดปกติหลังจากใช้ TRIM ให้แทนที่ช่องว่างแบบไม่ตัดคำก่อน:

=ARRAYFORMULA(PROPER(TRIM(SUBSTITUTE(B2:B, CHAR(160), " "))))

หากคุณต้องการทำความสะอาดข้อมูลที่พิมพ์เพียงครั้งเดียว เมนู Data ยังมีคำสั่ง Trim whitespace ภายใต้ Data cleanup ซึ่ง Google ได้จัดทำเอกสารไว้ในบทความเกี่ยวกับ trimming whitespace โปรดทราบว่าคำสั่งนี้จะแก้ไขเซลล์นั้นโดยตรง ดังนั้นให้ทำสำเนาชีตไว้ก่อน

เก็บต้นฉบับไว้และผสานข้อมูลจากคอลัมน์ที่สะอาดแล้ว

มีสองวิธีที่ปลอดภัยในการจัดการกับข้อมูลที่ทำความสะอาดแล้ว

คอลัมน์ตัวช่วยแบบเรียลไทม์ ปล่อยสูตรไว้ตามเดิมและใช้คอลัมน์ที่สะอาดแล้วเป็นแท็กผสานข้อมูลของคุณ นี่เป็นตัวเลือกที่เหมาะสมเมื่อชีตมีการขยายตัวอย่างต่อเนื่อง เนื่องจากแถวใหม่จะถูกทำความสะอาดโดยอัตโนมัติ ข้อเสียคือตอนนี้คุณมีสองคอลัมน์ที่คล้ายกัน ดังนั้นควรตั้งชื่อให้ชัดเจน

วางเฉพาะค่า คัดลอกคอลัมน์ตัวช่วย จากนั้นใช้ Edit, Paste special, Values only ทับคอลัมน์ต้นฉบับและลบคอลัมน์ตัวช่วยทิ้ง คุณจะได้คอลัมน์ที่เป็นระเบียบเพียงคอลัมน์เดียวและไม่มีสูตร นี่คือการบันทึกข้อมูลแบบครั้งเดียว ดังนั้นควรใช้เมื่อรายชื่อนั้นเสร็จสมบูรณ์แล้ว

ไม่ว่าคุณจะเลือกวิธีใด โปรดจำไว้ว่า Mail Merge for Gmail จะดึงแท็กจากแถวแรก คอลัมน์ที่ชื่อ First name clean จะกลายเป็น {{First name clean}} คุณยังสามารถเลือกได้จากปุ่ม Merge tag ในแถบเครื่องมือ ซึ่งจะแสดงรายการคอลัมน์ของชีต เพื่อให้คุณไม่ต้องพิมพ์แท็กด้วยตนเองเลย

หากคุณต้องการหลีกเลี่ยงการส่งซ้ำไปยังบุคคลเดียวกัน ให้ทำความสะอาดที่อยู่อีเมลด้วยเช่นกัน คู่มือของเราเกี่ยวกับ removing duplicate emails in Google Sheets ครอบคลุมขั้นตอนนี้ และคำแนะนำทั่วไปใน how to mail merge from Google Sheets จะแสดงขั้นตอนทั้งหมด

ตรวจสอบผลลัพธ์ในหน้าตัวอย่าง

การทำความสะอาดข้อมูลจะช่วยได้ก็ต่อเมื่อคุณยืนยันว่ามันใช้งานได้จริง ก่อนส่ง:

1. เปิดเครื่องมือสร้างแคมเปญจาก Extensions, Mail Merge for Gmail
2. เขียนคำทักทายด้วยแท็กที่สะอาดแล้วของคุณ ตัวอย่างเช่น Hi {{First name clean}},
3. คลิก Show preview และเลื่อนดูผู้รับด้วยลูกศร ดูแถวจากด้านบน ตรงกลาง และด้านล่างของชีต รวมถึงชื่อใดๆ ที่คุณแก้ไขด้วยตนเอง
4. คลิก Send me a test เพื่อรับอีเมลของผู้รับที่แสดงอยู่ปัจจุบันในกล่องจดหมายของคุณเอง และอ่านในมุมมองของลูกค้า

การสุ่มตรวจแถวจำนวนหนึ่งนั้นทำได้รวดเร็ว และช่วยจับผิดชื่อแปลกๆ ที่สูตรไม่สามารถจัดการได้ถูกต้อง สำหรับแนวคิดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทดสอบก่อนส่ง โปรดดู email template testing และคำแนะนำที่กว้างขึ้นใน personalized email in Gmail

คำถามที่พบบ่อย

Mail Merge for Gmail แก้ไขการใช้ตัวพิมพ์ใหญ่โดยอัตโนมัติหรือไม่?

ส่วนเสริมนี้จะแทรกค่าจากเซลล์ลงในข้อความของคุณ การทำความสะอาดข้อความในชีตเป็นวิธีที่เชื่อถือได้ในการควบคุมว่าชื่อจะปรากฏอย่างไร

ฉันควรใช้ PROPER กับที่อยู่อีเมลหรือชื่อบริษัทหรือไม่?

อย่าใช้กับที่อยู่อีเมล ชื่อบริษัทควรได้รับการตรวจสอบด้วยตนเองเนื่องจากมีตัวย่อและการสะกดชื่อแบรนด์ เช่น IBM หรือ eBay ซึ่ง PROPER จะเปลี่ยนไป

จะทำอย่างไรถ้าฉันมีเพียงชื่อเต็มในคอลัมน์เดียว?

คุณสามารถแยกออกเป็นคอลัมน์ชื่อและนามสกุลด้วยคำสั่ง Split text to columns ในเมนู Data จากนั้นทำความสะอาดแต่ละส่วน คอลัมน์ชื่อจริงจะให้คำทักทายที่เป็นธรรมชาติมากกว่าการใช้ชื่อเต็ม

สูตรเหล่านี้จะทำให้ชีตขนาดใหญ่ทำงานช้าลงหรือไม่?

ARRAYFORMULA เพียงสูตรเดียวที่ครอบคลุมทั้งคอลัมน์นั้นเบากว่าสูตรแยกกันหลายพันสูตร หากรู้สึกว่าชีตทำงานช้า ให้วางเฉพาะค่าและลบสูตรออก

ฉันสามารถใช้คำสำรองเมื่อไม่มีชื่อจริงได้หรือไม่?

วางแผนไว้ก่อนส่ง เติมชื่อที่หายไปด้วยคำที่เป็นกลางอย่าง there ในคอลัมน์ตัวช่วย ตัวอย่างเช่น การใช้สูตร IF จากนั้นดูตัวอย่างแถวเหล่านั้นเพื่อยืนยันว่าประโยคยังคงอ่านได้ลื่นไหล

ส่งการผสานข้อมูลที่จัดการเรื่องเล็กๆ น้อยๆ ได้อย่างถูกต้อง

ชื่อที่ถูกต้องบ่งบอกถึงความใส่ใจ และความใส่ใจคือจุดประสงค์ของการปรับแต่งให้เป็นส่วนตัว ทำความสะอาดชีต ดูตัวอย่างสักสองสามแถว และส่งด้วยความมั่นใจ Mail Merge for Gmail ช่วยให้คุณปรับแต่งทุกข้อความจาก Google Sheets ดูตัวอย่างผู้รับแต่ละราย และส่งจากบัญชี Gmail ของคุณเอง