ถึงขีดจำกัดการส่ง Gmail: หมายความว่าอย่างไรและจะส่งแคมเปญให้จบได้อย่างไร

คุณตั้งคิวแคมเปญไว้ แถวข้อมูลถูกส่งออกไปครึ่งหนึ่ง แล้ว Gmail ก็หยุดคุณด้วยข้อความ “You have reached a limit for sending mail” (คุณถึงขีดจำกัดสำหรับการส่งเมลแล้ว) หากคุณกำลังจ้องมองข้อความนั้นอยู่ โปรดทราบว่าข้อผิดพลาด Gmail sending limit reached ไม่ใช่บั๊กและไม่ใช่เรื่องถาวร มันเป็นขีดจำกัดแบบหมุนเวียน และเมื่อคุณเข้าใจวิธีการนับแล้ว คุณจะสามารถวางแผนแคมเปญให้เสร็จสิ้นได้โดยไม่มีเหตุการณ์ไม่คาดฝัน

คู่มือนี้จะอธิบายตัวเลขที่ Google ประกาศไว้ บัญชีของคุณจะส่งเมลได้อีกครั้งเมื่อใด วิธีการนับจำนวนผู้รับ และวิธีแบ่งรายการ Google Sheets ขนาดใหญ่เป็นชุดๆ รายวันด้วย Mail Merge for Gmail

ข้อผิดพลาด Gmail sending limit reached หมายความว่าอย่างไร

Gmail ปกป้องผู้ใช้จากสแปมโดยการจำกัดปริมาณที่บัญชีหนึ่งสามารถส่งได้ สำหรับบัญชี Gmail ส่วนบุคคล หน้าช่วยเหลือของ Google ระบุว่าคุณจะถึงขีดจำกัดเมื่อส่งถึงผู้รับมากกว่า 500 คนในอีเมลฉบับเดียว หรือส่งอีเมลมากกว่า 500 ฉบับต่อวัน เมื่อเกิดเหตุการณ์นั้นขึ้น คุณจะเห็นข้อความ “You have reached a limit for sending mail” และ Google ระบุว่าคุณควรจะส่งได้อีกครั้งภายใน 1 ถึง 24 ชั่วโมง ที่มา: Gmail Help, limits for sending and getting mail

บัญชี Google Workspace มีชุดขีดจำกัดที่ใหญ่กว่า ตาม หน้าขีดจำกัดการส่งของ Google Workspace ขีดจำกัดหลักๆ มีดังนี้:

ขีดจำกัด	ค่า
ข้อความต่อวัน	2,000
ข้อความ Mail merge ต่อวัน	1,500
ข้อความต่อวันสำหรับบัญชีทดลองใช้	500
ผู้รับรวมต่อข้อความ	2,000 โดยเป็นผู้รับภายนอกได้สูงสุด 500
ผู้รับรวมต่อวัน	10,000
ผู้รับภายนอกต่อวัน	3,000
ผู้รับที่ไม่ซ้ำกันต่อวัน	3,000 โดยเป็นผู้รับภายนอกได้สูงสุด 2,000

รายละเอียดสองประการที่สำคัญที่สุดคือ ประการแรก ขีดจำกัดจะมีผลในช่วงเวลา 24 ชั่วโมงแบบหมุนเวียน ไม่ใช่เวลาที่กำหนดในแต่ละวัน ประการที่สอง เมื่อคุณเกินขีดจำกัด คุณจะไม่สามารถส่งเมลได้นานสูงสุด 24 ชั่วโมง แต่คุณยังคงเข้าถึงบัญชีและรับเมลขาเข้าได้ตามปกติ

คุณจะส่งเมลได้อีกครั้งเมื่อใด

เนื่องจากเป็นช่วงเวลาแบบหมุนเวียน จึงไม่มีการรีเซ็ตตอนเที่ยงคืนให้รอ Gmail จะตรวจสอบย้อนหลังไป 24 ชั่วโมง หากข้อความส่วนใหญ่ของคุณถูกส่งออกไปตอน 9:00 น. ความสามารถในการส่งจะเริ่มกลับมาในช่วงเวลาประมาณ 9:00 น. ของวันถัดไป คำแนะนำของ Google สำหรับบัญชีส่วนบุคคลคือให้รอ 1 ถึง 24 ชั่วโมง

ในระหว่างที่รอ อย่าพยายามหลีกเลี่ยงการถูกบล็อกด้วยการสลับไปใช้บัญชีที่สองแล้ววางรายการเดิม การแบ่งแคมเปญเดียวออกเป็นหลายตัวตนผู้ส่งจะทำให้การตอบกลับยุ่งเหยิงและอาจดูเหมือนรูปแบบที่ Gmail สร้างขีดจำกัดขึ้นมาเพื่อตรวจจับ การรอหรือการตั้งเวลาส่งเป็นวิธีที่ปลอดภัยกว่า

หากการส่งยังคงล้มเหลวหลังจากผ่านช่วงเวลาดังกล่าวไปนานแล้ว ให้ตรวจสอบตามขั้นตอนใน why is my mail merge not working ก่อนที่จะสรุปว่าขีดจำกัดเป็นสาเหตุ

วิธีการนับจำนวนผู้รับ

สาเหตุที่พบบ่อยที่สุดที่แคมเปญหยุดทำงานเร็วกว่าที่คาดคือโควตาถูกใช้ไปตามจำนวนผู้รับ ไม่ใช่ตามจำนวนแถว ที่อยู่อีเมลในช่อง Cc และ Bcc ก็นับด้วยเช่นกัน ใน Mail Merge for Gmail ข้อความที่มีผู้รับในช่อง To หนึ่งคน, Cc หนึ่งคน และ Bcc หนึ่งคน จะลดโควตารายวันของคุณลง 3 หลังจากส่ง เอกสารประกอบผลิตภัณฑ์ได้ให้ตัวอย่างเดียวกันสำหรับ multiple recipients

นั่นทำให้การคำนวณสำหรับรายการจริงเปลี่ยนไป สมมติว่าคุณมี 1,000 แถวและแต่ละข้อความมีการสำเนา (Cc) ถึงผู้จัดการและสำเนาลับ (Bcc) ถึงที่อยู่อีเมลสำหรับเก็บถาวร นั่นเท่ากับว่าคุณใช้โควตาไป 3,000 ไม่ใช่ 1,000 ในขีดจำกัดรายวัน 1,500 คุณจะต้องใช้เวลาอย่างน้อยสองวัน ตรวจสอบอีกสองสิ่งที่ควรรู้ก่อนวางแผน:

• เมลอื่นๆ จากบัญชีเดียวกันก็นับรวมด้วย การสนทนาประจำวันตามปกติของคุณใช้โควตาเดียวกับแคมเปญ
• ผู้รับภายนอกมีขีดจำกัดแยกต่างหาก รายการที่ส่วนใหญ่เป็นที่อยู่อีเมลภายนอกอาจถึงขีดจำกัดผู้รับภายนอกก่อนที่จะถึงขีดจำกัดรวม

แบ่งรายการขนาดใหญ่เป็นชุดๆ รายวัน

วิธีแก้ไขที่เชื่อถือได้คือการตัดสินใจเลือกปริมาณต่อวันก่อน แล้วจึงให้แคมเปญดำเนินไปตามนั้น นี่คือตัวอย่างการคำนวณสำหรับรายชื่อผู้ติดต่อ 4,200 รายบนแผนที่มีขีดจำกัด 1,500 ต่อวัน

1. สำรองโควตาไว้บ้าง. เก็บโควตาไว้สักสองสามร้อยข้อความสำหรับการใช้งานกล่องจดหมายตามปกติของคุณ การส่ง 1,200 ต่อวันจากแคมเปญจะช่วยให้มีพื้นที่เหลือ
2. นับผู้รับจริง. คูณจำนวนแถวด้วยจำนวนที่อยู่ในช่อง To, Cc และ Bcc ในแต่ละข้อความ
3. แบ่งตามวัน. ผู้ติดต่อ 4,200 รายที่ 1,200 ต่อวัน เท่ากับ 3.5 วัน ดังนั้นให้วางแผนการส่ง 4 วัน
4. ทำเครื่องหมายชุดข้อมูลในชีต. เพิ่มคอลัมน์เช่น batch โดยใส่ค่า 1 ถึง 4 และกรองชีตให้เหลือเพียงชุดเดียวก่อนการส่งแต่ละครั้ง โดยคงแถวหัวข้อไว้เพื่อให้ฟิลด์ผสานยังคงทำงานได้
5. ส่งแต่ละชุดในเวลาที่เหมาะสม. เริ่มชุดถัดไปหลังจากช่วงเวลาหมุนเวียนมีพื้นที่ว่างแล้ว ไม่ใช่ส่งในเวลาสุ่ม

หากคุณไม่ต้องการกรองด้วยตนเองในแต่ละวัน Mail Merge for Gmail สามารถ schedule a campaign สำหรับวันที่และเวลาที่กำหนดได้ และตัวเลือก Autopilot จะค่อยๆ ส่งแคมเปญออกไปตลอดหลายวัน ตรวจสอบรายละเอียดแผนปัจจุบันได้ที่ pricing documentation เนื่องจากฟีเจอร์การตั้งเวลาและ Autopilot ผูกกับแผนเฉพาะ และแต่ละแผนมีโควตาอีเมลรายวันของตัวเอง

ชะลอการส่งด้วยการจำกัดความเร็ว (Throttling)

ขีดจำกัดรายวันเกี่ยวกับปริมาณ ความเร็วก็สำคัญเช่นกัน การส่งข้อความหลายร้อยฉบับในคราวเดียวดูแตกต่างจากผู้ให้บริการกล่องจดหมายเมื่อเทียบกับการส่งแบบค่อยเป็นค่อยไป Mail Merge for Gmail มี email throttling พร้อมโหมดสามแบบ: ส่งรัว (blast), การหน่วงเวลาคงที่ หรือการหน่วงเวลาแบบสุ่มสูงสุดตามที่เลือก ตั้งแต่ 1 ถึง 60 นาทีระหว่างข้อความ

การจำกัดความเร็วจะเปลี่ยนเวลาที่ใช้ในแต่ละชุด อีเมล 6 ฉบับที่มีการหน่วงเวลา 10 นาทีจะใช้เวลาหนึ่งชั่วโมง ตามที่ระบุไว้ในเอกสารประกอบ ชุดข้อความ 1,200 ฉบับที่มีการหน่วงเวลาแม้เพียง 1 นาที จะต้องใช้เวลาประมาณ 20 ชั่วโมง ซึ่งไม่พอดีกับวันทำงาน เลือกการหน่วงเวลาที่ช่วยให้แต่ละชุดเสร็จสิ้นภายในกรอบเวลาที่คุณต้องการ และจำไว้ว่าการหน่วงเวลาที่นานเกินไปจนล่วงเลยเกิน 24 ชั่วโมงหมายถึงชุดข้อมูลจะซ้อนทับกัน คุณสามารถยกเลิกแคมเปญที่กำลังทำงานอยู่ได้เสมอหากคุณตั้งเวลาไว้นานเกินไป

สำหรับด้านชื่อเสียงของผู้ส่ง โปรดอ่าน email sender reputation และ how to prevent email from going to spam แผนที่คำนึงถึงขีดจำกัดและชื่อเสียงที่ดีจะทำงานร่วมกัน

รายการตรวจสอบง่ายๆ ก่อนกดส่ง

• นับที่อยู่ในช่อง To, Cc และ Bcc ไม่ใช่แค่จำนวนแถว
• เว้นโควตาไว้สำหรับเมลปกติจากบัญชีเดียวกัน
• ส่งเมลทดสอบถึงตัวเองและตรวจสอบฟิลด์ผสาน
• เลือกการจำกัดความเร็วที่ทำให้ชุดข้อมูลของคุณเสร็จสิ้นภายในหนึ่งวัน
• ตั้งเวลาหรือค่อยๆ ส่งชุดที่เหลือแทนการส่งใหม่ด้วยตนเอง
• จดบันทึกเวลาที่ชุดแรกถูกส่งออกไป เพื่อให้คุณทราบว่าความสามารถในการส่งจะกลับมาเมื่อใด

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับขั้นตอนการทำงานทั้งหมด โปรดดู send bulk emails from Gmail, drip email campaigns และ email scheduling tools

คำถามที่พบบ่อย

ขีดจำกัดการส่ง Gmail นานแค่ไหน?

Google ระบุว่าบัญชีส่วนบุคคลควรจะส่งได้อีกครั้งภายใน 1 ถึง 24 ชั่วโมง สำหรับ Workspace ผู้ใช้ที่เกินขีดจำกัดอาจถูกบล็อกนานสูงสุด 24 ชั่วโมง ช่วงเวลาดังกล่าวเป็นแบบหมุนเวียน ดังนั้นจึงขึ้นอยู่กับว่าข้อความก่อนหน้านี้ของคุณถูกส่งออกไปเมื่อใด

ขีดจำกัดรีเซ็ตตอนเที่ยงคืนหรือไม่?

ไม่ Google อธิบายว่าขีดจำกัดมีผลในช่วงเวลา 24 ชั่วโมงแบบหมุนเวียน ไม่ใช่เวลาที่กำหนดในแต่ละวัน

ผู้รับในช่อง Cc และ Bcc นับรวมในขีดจำกัดหรือไม่?

ใช่ Google นับจำนวนผู้รับ และ Mail Merge for Gmail จะหักที่อยู่ในช่อง To, Cc และ Bcc แต่ละรายการออกจากโควตารายวันของคุณ ข้อความเดียวที่มีสามที่อยู่จะใช้โควตาไป 3

ขีดจำกัดของ mail merge แตกต่างจากขีดจำกัดรายวันปกติหรือไม่?

หน้า Workspace ของ Google ระบุจำนวนข้อความ mail merge ไว้ที่ 1,500 ฉบับต่อวัน ควบคู่ไปกับขีดจำกัดทั่วไปที่ 2,000 ฉบับต่อวัน ดังนั้นควรวางแผนแคมเปญ mail merge โดยอิงจากตัวเลขที่ต่ำกว่า

ฉันยังคงรับอีเมลได้หรือไม่ในขณะที่ถูกบล็อกไม่ให้ส่ง?

ได้ Google ระบุว่าผู้ใช้ยังคงเข้าถึงบัญชีและรับเมลขาเข้าได้เมื่อถึงขีดจำกัดการส่ง

ทำแคมเปญให้จบโดยไม่ชนกำแพง

วางแผนปริมาณ นับผู้รับทุกคน และปล่อยให้การตั้งเวลาและการจำกัดความเร็วช่วยจัดการจังหวะการส่ง Mail Merge for Gmail ช่วยให้คุณปรับแต่งข้อความแต่ละฉบับจาก Google Sheets ตั้งเวลาส่ง และจัดการแคมเปญจากบัญชี Gmail ของคุณเองได้ ดังนั้นรายการขนาดใหญ่จะกลายเป็นเพียงไม่กี่วันที่คาดการณ์ได้ แทนที่จะเป็นข้อความแสดงข้อผิดพลาดกลางคัน