Шаблон квитанции о пожертвовании: рассылка из Google Sheets

Шаблон квитанции о пожертвовании представляет собой короткое электронное письмо с пустыми полями для имени донора, суммы и даты подарка, а также одного предложения, которое требует IRS: получил ли донор что-либо взамен. Напишите его один раз, выделите по одной строке на каждый подарок в Google Sheets, и каждый донор получит правильную квитанцию с вашего собственного аккаунта Gmail вместо письма, которое вы перепечатываете сорок раз в январе. В этом руководстве представлены четыре шаблона для копирования (денежный подарок, подарок с выгодой, подарок в натуральной форме и годовой отчет), правило IRS для каждого предложения, таблица для их заполнения и шаги для отправки.

Приведенные здесь правила являются федеральными правилами США для организаций, которые могут получать пожертвования, не облагаемые налогом. Они носят исключительно информационный характер и не являются налоговой консультацией, а другие страны устанавливают свои собственные требования к квитанциям.

Что IRS ожидает увидеть в квитанции о пожертвовании

IRS не публикует форму квитанции. Их руководство для благотворительных организаций, Publication 1771 (в редакции от ноября 2023 года), допускает использование писем, открыток и форм, созданных на компьютере, и утверждает, что организация может предоставить подтверждение в электронном виде, например, через электронное письмо на адрес донора. Главное здесь содержание, и оно зависит от подарка:

Страница IRS о written acknowledgments перечисляет те же пункты для подарков от 250 долларов и добавляет один для религиозных организаций: если единственное, что получил донор, было нематериальным религиозным благом, в подтверждении об этом должно быть сказано.

Четыре детали из Publication 1771 определяют приведенные ниже шаблоны:

• Правило 250 долларов применяется к каждому подарку. Отдельные взносы на сумму менее 250 долларов не суммируются. Двенадцать ежемесячных подарков по 50 долларов никогда не вызывают срабатывания правила о подтверждении, хотя донору все равно нужна датированная запись о каждом из них.
• Один отчет может охватывать год. Вы можете подтверждать каждый подарок отдельно или отправить одно подтверждение, например, годовой отчет, для нескольких подарков.
• Никакого номера социального страхования. В публикации говорится, что нет необходимости указывать номер социального страхования или идентификационный номер налогоплательщика донора.
• Крайний срок привязан к налоговой декларации донора. Донор должен получить подтверждение ко дню подачи декларации за год подарка или к сроку ее подачи с учетом продлений, если это произойдет раньше. В публикации добавляется, что благотворительные организации обычно отправляют подтверждения не позднее 31 января следующего года.

Пропуск подтверждения не влечет за собой штрафа для организации, но донор не сможет претендовать на вычет без него. Раскрытие информации для платежей свыше 75 долларов является более строгим: страница IRS о quid pro quo contributions устанавливает штраф в размере 10 долларов за каждый взнос, вплоть до 5000 долларов за мероприятие по сбору средств или рассылку.

Почему квитанции имеют большее значение для подарков, сделанных в 2026 году

У мелких доноров появилась новая причина сохранить ваше электронное письмо. В reminder published on November 10, 2026 IRS сообщает, что, начиная с 2026 налогового года, налогоплательщики, не детализирующие вычеты, могут вычесть до 1000 долларов денежных взносов или 2000 долларов при совместной декларации. Неденежные подарки не подходят, как и подарки в фонды, консультируемые донорами, или поддерживающие организации. В пресс-релизе донорам рекомендуется хранить квитанции, аннулированные чеки, банковские записи или письменные сообщения от благотворительной организации, в которых указаны название организации, дата и сумма. Поэтому ставьте дату на каждой квитанции, независимо от размера подарка.

Шаблон квитанции о пожертвовании: четыре письма для копирования

В каждом шаблоне используются поля слияния в двойных фигурных скобках. Поле представляет собой название столбца в вашей таблице, поэтому {{Amount}} заменяется ячейкой Amount из строки этого донора. Название организации, EIN и подпись одинаковы для всех: введите свои данные вместо образцов (Riverbend Food Bank является выдуманным примером). Многие организации печатают свой EIN и строку о своем статусе освобождения от налогов. Ни того, ни другого нет в приведенном выше списке IRS, но оба пункта избавят бухгалтера донора от необходимости писать вам письмо.

Квитанция является документом, а не благодарностью. Сделайте ее короткой и по существу, а теплое сообщение отправьте отдельно: наша коллекция примеров thank you email template включает вариант для доноров.

1. Денежный подарок, ничего не предоставлено взамен

Тема: Квитанция о вашем пожертвовании: {{Amount}} от {{Gift date}}

Здравствуйте, {{First name}},

Спасибо за ваш подарок в размере {{Amount}} для Riverbend Food Bank, полученный {{Gift date}}.

В обмен на ваш взнос не было предоставлено никаких товаров или услуг.

Номер квитанции: {{Receipt no}}. Riverbend Food Bank является организацией 501(c)(3), EIN 00-0000000. Пожалуйста, сохраните это письмо вместе с вашими налоговыми документами.

Дана Уитфилд, Казначей

Второй абзац является тем самым, от которого зависит подарок на сумму 250 долларов и более. Он слово в слово повторяет образец формулировки из Publication 1771.

2. Подарок с выгодой: билет на мероприятие, ужин или предмет аукциона

Тема: Ваша квитанция за {{Event}}: {{Deductible amount}} подлежит вычету

Здравствуйте, {{First name}},

Спасибо за ваш платеж в размере {{Amount}} от {{Gift date}} за {{Event}}.

Взамен вы получили {{Benefit}}, оценочная справедливая рыночная стоимость которого составляет {{Benefit value}}. Для целей федерального подоходного налога вычитаемая часть вашего платежа ограничена суммой, которую вы заплатили, минус стоимость того, что вы получили, что составляет {{Deductible amount}}.

Номер квитанции: {{Receipt no}}. Riverbend Food Bank, EIN 00-0000000.

Дана Уитфилд, Казначей

Publication 1771 приводит классический случай: донор платит 100 долларов за билет на концерт стоимостью 40 долларов. Вычет не может превышать 60 долларов, и поскольку платеж превышает 75 долларов, благотворительная организация должна отправить уведомление. Оно должно легко привлекать внимание донора, поэтому оставьте его в теле письма, а не мелким шрифтом.

3. Подарок в натуральной форме

Тема: Квитанция о вашем пожертвовании в натуральной форме от Riverbend Food Bank

Здравствуйте, {{First name}},

Спасибо за ваш взнос в виде {{Item description}}, который Riverbend Food Bank получил {{Gift date}}.

В обмен на ваш взнос не было предоставлено никаких товаров или услуг.

Эта квитанция описывает то, что вы подарили, и не указывает стоимость, поскольку IRS просит благотворительные организации описывать пожертвованное имущество, а не оценивать его.

Номер квитанции: {{Receipt no}}. Riverbend Food Bank, EIN 00-0000000.

Дана Уитфилд, Казначей

Напишите описание так, чтобы посторонний человек мог представить себе подарок. Собственный пример IRS звучит так: “подержанная дубовая детская кроватка и подходящий к ней комод”. Согласно Topic 506 от IRS, донор, который вычитает более 500 долларов неденежных подарков, заполняет форму 8283, а предмет или группа предметов на сумму свыше 5000 долларов требует квалифицированной оценки. И то, и другое является задачей донора, поэтому ваша квитанция не касается оценки.

4. Годовой отчет о пожертвованиях

Тема: Ваш отчет о пожертвованиях за 2026 год от Riverbend Food Bank

Здравствуйте, {{First name}},

Спасибо за поддержку Riverbend Food Bank в 2026 году. Наши записи показывают следующие ваши подарки в течение года:

{{Gift list}}

Итого за 2026 год: {{Total}}

В обмен на эти взносы не было предоставлено никаких товаров или услуг.

Riverbend Food Bank является организацией 501(c)(3), EIN 00-0000000. Пожалуйста, сохраните этот отчет вместе с вашими налоговыми документами и ответьте на это письмо, если что-то выглядит неверно.

Дана Уитфилд, Казначей

Перечислите каждый подарок с его датой и суммой, а не только общую сумму, поскольку правила IRS применяются к каждому подарку в отдельности. Не включайте платежи за мероприятия в этот список, так как для них уже есть собственная квитанция из шаблона 2, и это сделало бы последнее предложение неверным.

Создание журнала подарков в Google Sheets

Одна вкладка с названием Gifts, одна строка на каждый подарок. Эти столбцы заполняют шаблоны с 1 по 3:

• Записывайте день, когда был сделан подарок. Publication 1771 определяет дату взноса как дату, когда донор передал его вам, а не день, когда вы внесли его на счет или отправили квитанцию. Это и есть дата для столбца Gift date.
• Форматируйте ячейки так, как они должны читаться в письме. Mail Merge for Gmail считывает каждую ячейку в том виде, в котором она отображается. Ячейка, показывающая $250.00, приходит как $250.00, а дата, показанная как Nov 3, 2026, приходит именно так. Настройте оба параметра в меню Format, затем Number, в Google Sheets.
• Пронумеруйте квитанции один раз. Введите ="R-2026-"&TEXT(ROW()-1,"000") в E2 и протяните вниз, чтобы получить R-2026-001, R-2026-002 и так далее. Затем скопируйте столбец и вставьте его обратно только как значения, иначе последующая сортировка таблицы изменит нумерацию квитанций, которые вы уже отправили.
• Добавьте столбцы, необходимые для шаблона. Шаблону 2 требуются Event, Benefit, Benefit value и Deductible amount (формула: Amount минус Benefit value), которые хранятся на отдельной вкладке. Шаблону 3 требуется Item description вместо Amount.

Квитанция, начинающаяся с “Здравствуйте, MAYA”, выглядит небрежно, поэтому исправьте capitalization of names before a mail merge, пока список еще короткий.

Иллюстрация, а не скриншот: выделенная строка журнала подарков заполняет три поля слияния в шаблоне, и донор получает предложение ниже. Имя, адрес и сумма являются вымышленными.

Одна строка на донора для годового отчета

Шаблону 4 требуется одна строка на донора вместо одной на подарок. Сначала добавьте вспомогательный столбец с названием Gift line на вкладку Gifts, протянув вниз формулу =TEXT(C2,"mmm d")&": "&TEXT(D2,"$#,##0.00"). Она превращает строку в текст, например, Nov 3: $250.00. Приведенные ниже формулы предполагают, что он находится в столбце G, поэтому измените букву, если у вас он расположен в другом месте. Затем создайте вторую вкладку с названием Statements со следующими заголовками и формулами:

Протяните B, C и D вниз до конца списка в A и отформатируйте C как валюту. Страница Google для SUMIF объясняет три используемых здесь аргумента: диапазон для проверки, критерий и диапазон для суммирования. Адрес, напечатанный со случайным пробелом или опечаткой, считается вторым донором, поэтому просмотрите столбец A перед отправкой. Сохраняйте одну вкладку Gifts на каждый налоговый год, чтобы в отчете никогда не смешивались годы. Если это ваше первое слияние, наше руководство по mail merge from Google Sheets охватывает основы.

Отправка каждому донору его квитанции из Gmail

Установите Mail Merge for Gmail из Google Workspace Marketplace, затем откройте вкладку, с которой вы отправляете: Gifts для шаблонов с 1 по 3, Statements для шаблона 4.

1. Откройте конструктор. Выберите Extensions, затем Mail Merge for Gmail, затем New campaign. Строка To показывает столбец, содержащий адреса, а кнопка отправки подсчитывает действительные из них.
2. Вставьте шаблон. Добавьте тему и тело письма. Вставьте каждое поле из меню Merge tag на панели инструментов, где перечислены ваши столбцы, или введите название столбца в двойных фигурных скобках. Поля также работают в теме письма.
3. Ограничьте отправку подарками, требующими квитанции. Сначала отфильтруйте вкладку, например, по датам этой недели. Затем конструктор покажет переключатель Only visible rows, включенный по умолчанию, когда строки скрыты, и количество получателей будет соответствовать ему.
4. Прикрепите PDF, если вы его выпускаете. Нажмите Add attachment в строке To и выберите столбец со ссылками на Google Drive. Каждый донор получает файл, на который указывает его собственная строка.
5. Предварительный просмотр каждой квитанции. Show preview отображает электронное письмо каждого донора с заполненными полями, а Send me a test доставляет то, что на экране, в ваш почтовый ящик. Пролистайте несколько писем и сверьте сумму с вашими записями.
6. Отправка. Нажмите Send to N recipients и подтвердите. На платном тарифе Schedule send удерживает партию для даты и времени как минимум на два часа вперед, что подходит для январского запуска отчетов.

PDF является необязательным, поскольку IRS принимает само электронное письмо. Если вашему совету директоров нужен официальный документ, справочный центр устанавливает ограничения в 5 МБ на файл и 25 МБ различных файлов на кампанию, поэтому при 100 КБ на квитанцию одна партия вмещает около 250 доноров. Строка, превышающая лимит, помечается как Attachment Error и не отправляется. Документ Google Docs прикрепляется как PDF, и каждый файл должен быть доступен для чтения аккаунту, с которого вы отправляете. Наше руководство по PDF mail merge показывает, как создать один PDF для каждой строки.

После отправки дополнение записывает в таблицу столбец статуса, названный в честь кампании и ее даты, с одной ячейкой на строку: Sent, затем Read, если включено отслеживание открытий. Этот столбец служит вашей записью о том, какие квитанции были отправлены и в какой день.

Сколько квитанций вы можете отправить за день

Квитанции отправляются через ваш собственный аккаунт Gmail, поэтому применяются как лимит тарифа, так и лимит Google, и побеждает меньший из них:

Собственные ограничения Google находятся выше этих значений. Справка Gmail сообщает, что личный аккаунт может достичь лимита после more than 500 emails in a day, а Google указывает 2,000 messages per day for a Workspace user, которые подсчитываются за скользящие 24 часа. Партия, которая не помещается в лимит, не запускается наполовину: конструктор сначала предупредит вас. На тарифе Free разделите длинный список на несколько дней с помощью фильтра из шага 3. Платные тарифы могут отправить то, что помещается сегодня, и автоматически продолжить на следующий день. Если когда-либо появится собственная ошибка Google, наше руководство по сообщению Gmail sending limit reached объяснит время ожидания.

Перед первой партией стоит узнать о двух опциях:

• Копия для вашего казначея. Добавьте столбец Bcc, содержащий адрес бухгалтера, и сопоставьте его с помощью Add bcc. Каждый адрес учитывается в дневном лимите, поэтому квитанция с одним Bcc использует два. В нашем руководстве по mail merge with CC and BCC есть все подробности.
• Квитанция в день подарка. Если подарки регистрируются через Google Forms, тариф Professional может отправлять каждое новое письмо с ответом примерно в течение минуты.

Часто задаваемые вопросы

Является ли электронное письмо действительной квитанцией о пожертвовании для IRS?

Да. В Publication 1771 говорится, что организация может предоставить подтверждение на бумаге или в электронном виде, например, через электронное письмо на адрес донора, и что для этого нет специальных форм IRS. Главное здесь содержание: название вашей организации, сумма или описание имущества, а также заявление о товарах или услугах.

Нужно ли мне отправлять квитанцию за пожертвования менее 250 долларов?

Правило о письменном подтверждении начинается с 250 долларов за подарок. Донору по-прежнему нужна запись о любом денежном подарке, в которой указаны ваше имя, дата и сумма, а для подарков, сделанных в 2026 году, даже доноры, не детализирующие вычеты, могут вычесть до 1000 долларов или 2000 долларов при совместной декларации. Как только таблица создана, выдача квитанции на каждый подарок не требует дополнительных усилий.

Когда должны рассылаться годовые квитанции о пожертвованиях?

Юридический критерий заключается в том, что донор должен получить подтверждение при подаче декларации или к сроку ее подачи с учетом продлений, если это произойдет раньше. В Publication 1771 отмечается, что благотворительные организации обычно отправляют подтверждения не позднее 31 января следующего года. Создайте вкладку Statements в первые дни января и отправьте партию в это время.

Могу ли я отправлять квитанции о пожертвованиях с бесплатного аккаунта Gmail?

Да. Mail Merge for Gmail работает с адресами @gmail.com и Google Workspace. Тариф Free отправляет 50 писем в день, поэтому 180 квитанций займут четыре дня, а Справка Gmail устанавливает потолок для личного аккаунта в 500 писем в день независимо от используемого вами инструмента.

Отправьте квитанции за этот год из таблицы, которую вы уже ведете

Квитанции являются той самой рассылкой, которую ожидает каждый донор, и которую большинство небольших организаций все еще печатают вручную. Внесите подарки в таблицу, вставьте подходящий шаблон, просмотрите несколько строк и позвольте Mail Merge for Gmail отправить каждому донору его собственную квитанцию с вашего адреса Gmail, используя столбец статуса в качестве вашей записи. Установите его бесплатно, отправьте квитанции за подарки этой недели сегодня, и январские отчеты уже будут наполовину готовы.