如何向群组发送个人邮件：完整对比指南

想要向多人发送个性化邮件，且最好能让他们看不到其他收件人吗？

👉 这就是我们所说的个性化群发。

不，这不是联系人组、密送（BCC）字段或 Google Groups 的功能。但我们稍后也会介绍这些内容。

在深入了解这些工具之前，让我们先定义一下我们所讨论的内容：

• **“个人邮件”**意味着每个人在收件箱中收到的都是一封独立的邮件，而不会感觉自己只是邮件列表中的一员。
• **“向群组发送”**意味着你的目标是多个收件人。

在本文中，我们将带你了解每一种可能的解决方案，从最有效的到最基础的，因为根据你的需求，即使是不完美的选项也可能有所帮助。

原生邮件合并（Gmail 或 Outlook）

原生邮件合并的工作原理、优缺点

邮件合并功能让你能够一次性向每个收件人发送一封独立的邮件，就像是专门为他们撰写的一样，而且他们不会知道其他人也收到了类似的邮件。

它使用合并标签（例如 Gmail 中的 @firstName 或 Outlook 中的 {{FirstName}}），这些标签会自动替换为每个收件人的数据。

❌ 原生邮件合并的局限性：

• 仅适用于桌面端，不支持移动端。
• 没有定时发送选项。
• 没有内置追踪功能（无法追踪打开或点击情况）。
• Gmail 特有的限制：主题行不可自定义，仅允许使用 4 个标签，无法添加附件，每天限制发送 1,500 封邮件，且仅适用于付费的 Google Workspace 账户。
• Outlook 特有的限制：操作不够直观。

💡 在 Gmail 中，邮件合并功能已经取代了不再存在的“多重发送”功能。

☑️ 优点：无需第三方工具。

也许我们列出唯一的优点显得有些苛刻，但事实确实如此。这些内置功能相当有限，而一款优秀的第三方工具不仅能让工作更轻松，还能提高效率。

如何使用 Outlook 进行邮件合并

进行邮件合并的方法有多种。最简单的一种（虽然说起来容易，但实际上并不简单）涉及使用三个 Microsoft 工具：

• Word：用于撰写邮件。
• Excel：用于创建收件人列表和个性化字段。
• Outlook：用于实际发送邮件。

此方法适用于大多数 Windows 版 Microsoft Outlook，前提是 Word、Excel 和 Outlook 都已在本地安装（桌面版本）并且属于同一个 Office 套件。

请遵循以下基本步骤：

• 打开 Excel。准备好包含必要列（例如名字、姓氏、电子邮件等）的表格。

• 打开 Word。转到“邮件” > “开始邮件合并” > “电子邮件”。

• 选择你的 Excel 文件作为数据源。

• 将合并字段插入到邮件正文中。

• 点击“完成并合并” > “发送电子邮件”。

• 选择包含电子邮件地址的列。

• 输入主题行。

• 选择 HTML 作为邮件格式。

• Outlook 将在后台逐一发送邮件。

💡 你可以使用不同的联系人来源：Excel 电子表格、Outlook 联系人列表或与 Word 兼容的数据库（如 Access）。

如何使用 Gmail 进行邮件合并

在 Gmail 中进行邮件合并时，数据源有两个主要选择：Google 表格或 Google 联系人。你必须使用电脑，此功能在移动端不可用。

👉 我们在一篇完整的文章中详细解释了这两种方法：什么是 Gmail 邮件合并以及如何有效使用它？

在这两种情况下，操作流程如下：

第 1 步：准备联系人

• 在 Google 联系人中仔细检查每个收件人的姓名。

• 确保 Google 表格中的每一列都已正确填写。

第 2 步：启用邮件合并选项并添加收件人

• 在电脑上打开 Gmail 并点击“写邮件”。

• 在“收件人”字段中，添加你的收件人。

• 在“收件人”行右侧，点击“使用邮件合并”。

• 开启“邮件合并”。

• 如果你使用的是 Google 表格，点击“从电子表格添加”。

第 3 步：撰写邮件并将邮件合并标签插入到邮件正文中

在邮件中，输入 @ 并选择一个邮件合并标签（@first name, @last name, @full name 或 @email）。按回车键插入标签。

邮件合并扩展程序

邮件合并扩展程序的工作原理、优缺点

如果 Gmail 的基本邮件合并功能无法满足你的需求，Mail Merge for Gmail 扩展程序提供了一个更强大且更友好的替代方案。

它兼具强大功能与简洁性：你的联系人数据（姓名、电子邮件地址、自定义字段等）直接在 Google 表格中管理。邮件仍然通过 Gmail 发送，保持在你账户的每日发送限额内。

☑️ 为什么要使用扩展程序而不是 Gmail 的原生功能？以下是它的独特之处：

• 更大的个性化选项。与有限的内置工具（仅支持少数变量，如 @first_name）不同，此扩展程序允许你在主题行、邮件正文、签名、超链接等处插入无限的自定义字段。

• 自动邮件追踪。发送的邮件会被监控，你的电子表格会自动更新打开状态。

• 文件附件。将 PDF、图片或任何你需要的文件添加到外发邮件中。

• 邮件定时发送。为每封邮件选择最佳发送时间。

• 安全使用密送（BCC）。保护隐私并遵守电子邮件最佳实践。

• 限制发送速度。控制发送速率以提高送达率，并降低账户被标记为垃圾邮件的风险。

❌ 请注意：

• Gmail 设有每日发送限制（1,500 封邮件）。

• 邮件追踪功能较为基础，你只能看到邮件是否被打开，不包含点击和回复追踪。

如何使用邮件合并扩展程序

按照以下步骤开始：

1. 首先，从官方网站或直接通过 Google Workspace Marketplace 安装 Mail Merge 插件。只需点击“安装”即可将其添加到你的账户。

2. 打开一个 Google 表格文档（如有必要请刷新），然后导航至：扩展程序 → Mail Merge for Gmail → Start。

3. 正确设置你的电子表格：每位收件人一行，并使用清晰标注的列（例如：Email, First Name）。

4. 使用内置邮件编辑器来制作你的邮件模板。

5. 使用合并标签（如 {{FirstName}}）个性化你的主题行。

6. 在需要动态内容的地方，将合并字段插入到邮件正文中。

7. 一切准备就绪后，即可发送你的营销活动。

使用电子邮件营销平台

工作原理

电子邮件营销平台是一款全面的外部工具，旨在处理批量邮件发送。它允许你创建具有高级设计、个性化内容、自动化和详细分析功能的专业营销活动。

与内置于 Gmail 或 Outlook 的邮件合并扩展程序不同，这些邮件不是从你的个人收件箱发送的，而是通过平台的服务器进行投递。

☑️ 优点

• 专为营销或常规通讯设计。

• 高级设计工具。

• 增强的个性化选项。

• 可以向数千名收件人发送邮件而不会被封锁。

• 详细分析：打开率、点击率、退订率。

• 自动化和基于行为的工作流。

❌ 局限性

• 对初学者不太友好。

• 你必须遵守专业的电子邮件发送规则（GDPR、双重确认等），尤其是在欧洲进行 B2C 或营销活动时。

• 发件人可能感觉不够“个人化”（不是你直接的 Gmail 地址）。

• 成本。

平台示例：

• 简单通用型：Mailchimp, MailerLite, Moosend。

• 自动化能力强：Brevo, ActiveTrail。

• CRM、电子商务或高级营销重点：Hubspot, Klaviyo, Aweber。

电子邮件营销平台的典型流程

所有电子邮件营销平台都遵循相同的基本步骤。以下是一个高层级但结构化的概述，旨在帮助你理清流程：

1. 创建或导入你的联系人列表。导入 .CSV 文件或手动建立列表。然后，使用标签、组或标准（例如：客户、订阅者、潜在客户等）对联系人进行细分。

2. 创建新的营销活动。为你的活动命名并选择发送类型（标准邮件、自动化、A/B 测试等）。

3. 设计你的邮件。使用可视化拖放编辑器或 HTML 编辑器。包含个性化变量（例如 {{FirstName}}）。

4. 设置选项。定义发件人、主题行、预标题，并安排发送时间（立即发送或在特定日期/时间发送）。如有必要，应用细分规则。

5. 发送。

6. 分析。访问性能统计数据。根据平台的不同，这些可能包括打开率、点击率、退订率、退信率等，以帮助评估和改进你的活动结果。

抄送（CC）和密送（BCC）字段

CC 和 BCC 的工作原理：优缺点

CC（抄送） 和 BCC（密送） 字段通常用于向多个收件人发送同一封邮件。但它们真的能满足向群组发送个人邮件的需求吗？

☑️ 优点

• 使用快速简单。

• 非常适合小规模、一次性的邮件。

• 防止收件人的电子邮件地址相互暴露。

❌ 局限性

• 无法进行个性化。

• 如果添加的地址过多，被标记为垃圾邮件的可能性更高。

• 收件人数量有限。

• 收件人仍然可以“全部回复”。

• 没有邮件追踪功能。

BCC 更像是一种变通方法，在某些情况下很方便，但它并没有真正实现发送独立、个性化邮件的目标。对于该需求，合适的邮件合并解决方案是更好的选择。

分步教程

使用方法非常简单：

• 创建一封新邮件。

• 在“收件人”字段中，输入主要收件人。👉 如果你只使用 BCC，可以在此处输入你自己的电子邮件地址。

• 点击“CC”或“BCC”以显示这些字段。

• 在 CC（可见）或 BCC（隐藏）字段中输入其他电子邮件地址。

• 撰写主题和邮件内容，然后点击发送。

Google Groups 和 Outlook Groups

工作原理：优缺点

Outlook 和 Google 都提供了创建组的功能，以便更轻松地向多人发送邮件。

虽然名称相似，但这些工具的用途不同。Google Groups 的功能类似于邮件列表，旨在通过单个组地址向多人发送一封邮件。Outlook Group 更像是一个协作工作区，拥有自己的电子邮件地址、共享日历、文件存储和成员可访问的对话历史记录。

⚠️ 不要将这些与 Gmail 或 Outlook 联系人组混淆，后者只是本地联系人列表。当你撰写邮件并输入组名称时，成员的地址会自动填充到“收件人”、“抄送”或“密送”字段中。没有共享的电子邮件地址，没有组历史记录，所有内容都在你的账户上本地管理。

☑️ 优点

• 对团队沟通或内部协作非常有用。

• 你可以添加或删除成员，而无需更改组的电子邮件地址。

• 集中化的消息历史记录和沟通。

❌ 局限性

• 没有个性化选项。

• 不适合个性化或机密沟通。

👉 因此，Outlook Groups 和 Google Groups 并不能完全回答“如何向群组发送个人邮件？”这个问题。

它们经常被误认为是邮件合并工具，但它们的用途不同。

如何向 Outlook Group 发送邮件

• 在导航栏中，选择“组”，然后从列表中选择你的组。

• 点击“新邮件”。

• 在“收件人”字段中，输入你的组电子邮件地址。

• 添加主题并撰写你的邮件。

• 点击发送。

如何使用 Google Groups 发送邮件

Google Groups 是 Google Workspace 生态系统中最容易被误解的工具之一 😅。许多人认为它只是一个“联系人列表”，但它实际上是一个功能齐全的平台。

你使用该平台来创建和管理组、管理其成员以及访问对话历史记录。

但对于日常沟通，你通过 Gmail 发送消息。组设置完成后，你可以向 [email protected] 发送邮件，所有成员都会在他们的收件箱中收到该消息（取决于他们的订阅设置）。

所以最终，流程非常简单：

• 在 Google Groups 上创建并管理你的组。

• 像往常一样在 Gmail 中撰写邮件，并将 [email protected] 放在“收件人”字段中。

各方案对比

对比表是快速查看每种方法所提供功能的理想工具。

	Gmail 邮件合并	Outlook 邮件合并	邮件合并扩展程序	电子邮件营销平台	BCC 字段	Google/Outlook Groups	Gmail/Outlook 联系人组
个性化	基础 (4 个标签)	是	是	非常高级	❌	❌	❌
个人邮件	✅	✅	✅	✅	❌	❌	❌
收件人可见	❌	❌	❌	❌	❌	✅	✅
追踪	❌	❌	✅	✅	❌	❌	❌
允许附件	❌	✅	✅	✅	✅	✅	✅
定时发送	❌	❌	✅	✅	✅	✅	✅
易用性	🟠	🔴	🟢	🟢	🟢	🟢	🟢

专家见解：电子邮件限速（Throttling）

电子邮件限速 是指将邮件分小批次发送或随时间推移间隔发送，而不是一次性全部发送。

谁提供此功能？

• 邮件合并扩展程序。

• 全功能电子邮件营销平台。

为什么它很有用？

为了防止 Gmail 或 Outlook 因批量发送行为而将你的账户标记为可疑活动。

它是如何工作的？

以邮件合并扩展程序为例。

1️⃣ 进入“常规设置”。

2️⃣ 在 3 种限速模式之间进行选择：

• 邮件群发：以最快速度发送邮件，并在它们之间保持最小延迟。

• 在每封邮件之间添加延迟：你手动设置每条消息之间的延迟。

• 在邮件之间添加随机延迟：扩展程序增加可变性，以模拟更像人类的发送行为。

3️⃣ 保存新设置，它们将应用于所有未来的新营销活动。

常见问题解答

如何向多个收件人发送个性化邮件？

使用邮件合并方法：Gmail 和 Outlook 都内置了此功能，但你也可以使用专用的扩展程序或电子邮件营销平台。每个选项都允许你使用收件人的名字或其他数据来个性化邮件。正确的选择取决于你的需求：简单性、追踪功能或发送量。

如何在不显示所有电子邮件地址的情况下向群组发送邮件？

使用 BCC（密送）字段：收件人将看不到彼此的地址。这是一个快速的解决方案，但它无法实现邮件个性化。为了获得更专业和个性化的结果，最好使用邮件合并工具。

如何在 Gmail 或 Outlook 中分别向多个收件人发送同一封邮件？

使用邮件合并功能，该功能在 Gmail 和 Outlook 中均原生提供。它让你能够向多人发送同一条消息，但每个人都会将其作为一封独立的、个性化的邮件接收。在 Outlook 中，这涉及 Word + Excel；在 Gmail 中，使用“邮件合并”选项或像 Mail Merge for Gmail 这样的插件。

如何在 Spark 中向多个收件人分别发送邮件？

Spark 应用程序不提供原生邮件合并功能。

要批量发送个性化邮件，你需要使用外部解决方案，例如电子邮件营销平台或与 Gmail 或 Outlook 兼容的邮件合并扩展程序。

Spark 非常适合管理邮件，但它并非为个性化批量发送而设计。

什么是邮件合并，它是如何工作的？

邮件合并是一种同时向多个收件人发送个性化邮件的方法。它将自定义数据（如姓名或电子邮件地址）插入到单个邮件模板中。你可以使用 Gmail、Outlook 或电子邮件营销平台等工具来完成此操作。每个收件人都会收到一封独立的、定制的消息。

我可以免费发送 10,000 封邮件吗？

不能一次性发送，而且会有所取舍。大多数宣传“免费发送 10,000 封邮件”的平台指的是每月限额，分摊在一段时间内，而不是一次性群发。免费计划通常带有每日上限、功能限制、强制品牌标识和严格的反垃圾邮件监控。如果你确实需要向 10,000 人发送邮件，要么投资一款合适的工具，要么准备好拆分活动、预热你的域名并遵守送达率规则。这是可能的，只是不像听起来那么“免费且容易”。

我应该如何开始一封发给多人的邮件？

这取决于语境以及你的邮件需要多正式。对于中性、专业的语气，你可以说“大家好”、“团队好”，或者如果组很小，可以使用“你好 [名字]”。避免使用过于正式或非个人的称呼，如“尊敬的先生或女士”，除非绝对必要。

👉 查看我们的指南：如何专业地开始一封邮件，获取实用示例和建议。

结论

无论你是发送十封邮件还是一千封，关键在于明智地操作，同时不牺牲个性化。邮件合并扩展程序可以帮助你在发送真正个性化邮件的同时节省时间。

今天就试试吧！