Sjabloon voor donatiebewijs: E-mail donateurs via Google Sheets

Een sjabloon voor een donatiebewijs is een korte e-mail met open velden voor de naam van de donateur, het bedrag en de datum van de gift, plus de ene zin waar de IRS naar zoekt: of de donateur er iets voor terugkreeg. Schrijf het één keer, houd één rij per gift bij in een Google Sheet, en elke donateur krijgt een correct bewijs vanuit je eigen Gmail-account in plaats van een brief die je in januari veertig keer opnieuw typt. Deze gids geeft je vier sjablonen om te kopiëren (een contante gift, een gift met een tegenprestatie, een gift in natura en een eindejaarsoverzicht), de IRS-regel achter elke zin, de sheet die ze voedt en de stappen om ze te verzenden.

De regels die hier worden geciteerd, zijn federale regels van de Verenigde Staten voor organisaties die fiscaal aftrekbare bijdragen kunnen ontvangen. Het is algemene informatie, geen belastingadvies, en andere landen stellen hun eigen eisen aan bewijzen.

Wat de IRS verwacht dat er op een donatiebewijs staat

De IRS publiceert geen formulier voor een bewijs. Hun gids voor goede doelen, Publication 1771 (herzien in november 2023), accepteert brieven, ansichtkaarten en door de computer gegenereerde formulieren, en stelt dat een organisatie de bevestiging elektronisch kan verstrekken, zoals via een e-mail gericht aan de donateur. Wat telt is de inhoud, en dat hangt af van de gift:

De IRS-pagina over written acknowledgments somt dezelfde items op voor giften van $250 of meer, en voegt er één toe voor religieuze organisaties: wanneer het enige dat de donateur ontving een immaterieel religieus voordeel was, vermeldt de bevestiging dit.

Vier details uit Publication 1771 vormen de basis voor de onderstaande sjablonen:

• De grens van $250 geldt per gift. Afzonderlijke bijdragen van minder dan $250 worden niet bij elkaar opgeteld. Twaalf maandelijkse giften van $50 activeren nooit de regel voor een bevestiging, hoewel de donateur nog steeds een gedateerd bewijs van elke gift nodig heeft.
• Eén overzicht kan een jaar dekken. Je mag elke gift afzonderlijk bevestigen, of één bevestiging sturen, zoals een jaarlijks overzicht, voor meerdere giften.
• Geen burgerservicenummer. De publicatie stelt dat het niet nodig is om het burgerservicenummer (Social Security number) of fiscaal identificatienummer van de donateur op te nemen.
• De deadline is de belastingaangifte van de donateur. De donateur moet de bevestiging hebben op de dag dat hij de aangifte indient voor het jaar van de gift, of op de uiterste inleverdatum inclusief uitstel als dat eerder is. De publicatie voegt eraan toe dat goede doelen bevestigingen doorgaans uiterlijk op 31 januari van het volgende jaar sturen.

Het overslaan van een bevestiging levert de organisatie geen boete op, maar de donateur kan de aftrek zonder deze bevestiging niet claimen. De verklaring voor betalingen van meer dan $75 is strenger: de IRS-pagina over quid pro quo contributions stelt een boete in van $10 per bijdrage, tot maximaal $5.000 per fondsenwervend evenement of mailing.

Waarom bewijzen belangrijker zijn voor giften gedaan in 2026

Kleine donateurs hebben een nieuwe reden om je e-mail te bewaren. In een reminder published on November 10, 2026 zegt de IRS dat, beginnend met belastingjaar 2026, belastingbetalers die niet specificeren tot $1.000 aan contante bijdragen mogen aftrekken, of $2.000 bij een gezamenlijke aangifte. Giften in natura komen niet in aanmerking, evenmin als giften aan door donateurs geadviseerde fondsen of ondersteunende organisaties. De publicatie vertelt donateurs om bewijzen, geannuleerde cheques, bankafschriften of schriftelijke communicatie van het goede doel te bewaren waarop de naam van de organisatie, de datum en het bedrag staan. Zet dus de datum op elk bewijs, ongeacht de grootte van de gift.

Sjabloon voor donatiebewijs: vier e-mails om te kopiëren

Elk sjabloon gebruikt samenvoegvelden tussen dubbele accolades. Een veld is de naam van een kolom in je sheet, dus {{Bedrag}} wordt vervangen door de cel met het bedrag van de rij van die donateur. De naam van de organisatie, het EIN (fiscaal nummer) en de handtekening zijn voor iedereen hetzelfde: typ je eigen gegevens over de voorbeelden heen (Riverbend Food Bank is een verzonnen voorbeeld). Veel organisaties vermelden hun EIN en een regel over hun belastingvrije status. Geen van beide staat op de bovenstaande IRS-lijst, maar beide besparen de accountant van een donateur een e-mail.

Een bewijs is een verslaglegging, niet het bedankje. Houd het kort en feitelijk, en stuur de warme boodschap apart: onze verzameling voorbeelden van een thank you email template bevat er één voor donateurs.

1. Contante gift, niets voor teruggegeven

Onderwerp: Je donatiebewijs: {{Bedrag}} op {{Giftdatum}}

Hallo {{Voornaam}},

Bedankt voor je gift van {{Bedrag}} aan Riverbend Food Bank, ontvangen op {{Giftdatum}}.

Er zijn geen goederen of diensten verstrekt in ruil voor je bijdrage.

Bewijsnummer: {{Bewijsnummer}}. Riverbend Food Bank is een 501(c)(3) organisatie, EIN 00-0000000. Bewaar deze e-mail bij je belastingadministratie.

Dana Whitfield, Penningmeester

De tweede alinea is degene waar een gift van $250 of meer van afhangt. Het herhaalt de voorbeeldtekst van Publication 1771 woord voor woord.

2. Gift met een tegenprestatie: evenementticket, diner of veilingitem

Onderwerp: Je bewijs voor {{Evenement}}: {{Aftrekbaar bedrag}} is aftrekbaar

Hallo {{Voornaam}},

Bedankt voor je betaling van {{Bedrag}} op {{Giftdatum}} voor {{Evenement}}.

In ruil hiervoor ontving je {{Tegenprestatie}}, met een geschatte eerlijke marktwaarde van {{Waarde tegenprestatie}}. Voor federale inkomstenbelastingdoeleinden is het aftrekbare deel van je betaling beperkt tot het bedrag dat je hebt betaald minus de waarde van wat je hebt ontvangen, wat neerkomt op {{Aftrekbaar bedrag}}.

Bewijsnummer: {{Bewijsnummer}}. Riverbend Food Bank, EIN 00-0000000.

Dana Whitfield, Penningmeester

Publication 1771 geeft het klassieke voorbeeld: een donateur betaalt $100 voor een concertkaartje ter waarde van $40. De aftrek mag niet hoger zijn dan $60, en omdat de betaling meer dan $75 bedraagt, moet het goede doel de verklaring sturen. Het moet waarschijnlijk onder de aandacht van de donateur komen, dus houd het in de hoofdtekst van de e-mail, niet in de kleine lettertjes.

3. Gift in natura

Onderwerp: Je bewijs voor een gift in natura van Riverbend Food Bank

Hallo {{Voornaam}},

Bedankt voor je bijdrage van {{Itembeschrijving}}, die Riverbend Food Bank heeft ontvangen op {{Giftdatum}}.

Er zijn geen goederen of diensten verstrekt in ruil voor je bijdrage.

Dit bewijs beschrijft wat je hebt gegeven en vermeldt geen waarde, omdat de IRS goede doelen vraagt om gedoneerde eigendommen te beschrijven, niet om ze te waarderen.

Bewijsnummer: {{Bewijsnummer}}. Riverbend Food Bank, EIN 00-0000000.

Dana Whitfield, Penningmeester

Schrijf de beschrijving zo dat een vreemde zich een voorstelling kan maken van de gift. Het eigen voorbeeld van de IRS is “een gebruikte eikenhouten babywieg en bijpassende ladekast”. Volgens Topic 506 van de IRS vult een donateur die meer dan $500 aan giften in natura aftrekt Form 8283 in, en heeft een item of groep items boven de $5.000 een gekwalificeerde taxatie nodig. Beide zijn de taak van de donateur, en daarom blijft jouw bewijs buiten de waardebepaling.

4. Eindejaarsoverzicht van giften

Onderwerp: Je donatieoverzicht van 2026 van Riverbend Food Bank

Hallo {{Voornaam}},

Bedankt voor het steunen van Riverbend Food Bank in 2026. Onze administratie toont deze giften van jou gedurende het jaar:

{{Lijst met giften}}

Totaal voor 2026: {{Totaal}}

Er zijn geen goederen of diensten verstrekt in ruil voor deze bijdragen.

Riverbend Food Bank is een 501(c)(3) organisatie, EIN 00-0000000. Bewaar dit overzicht bij je belastingadministratie en beantwoord deze e-mail als er iets niet klopt.

Dana Whitfield, Penningmeester

Vermeld elke gift met de datum en het bedrag, niet alleen het totaal, omdat de IRS-regels per gift gelden. Houd betalingen voor evenementen buiten deze lijst, aangezien deze al hun eigen bewijs hebben uit sjabloon 2 en de laatste zin onwaar zouden maken.

Bouw het giftenlogboek in Google Sheets

Eén tabblad genaamd Giften, één rij per gift. Deze kolommen voeden sjablonen 1 tot en met 3:

Vier gewoontes houden de bewijzen correct:

• Registreer de dag waarop de gift is gedaan. Publication 1771 definieert de datum van de bijdrage als de datum waarop de donateur deze aan jou heeft gegeven, niet de dag waarop je deze hebt gestort of het bewijs hebt verzonden. Dat is de datum voor de kolom Giftdatum.
• Maak de cellen op zoals de e-mail moet worden gelezen. Mail Merge for Gmail leest elke cel zoals deze wordt weergegeven. Een cel die $250.00 toont, komt aan als $250.00, en een datum die wordt weergegeven als 3 nov 2026 komt ook zo aan. Stel beide in onder Opmaak, en dan Getal, in Google Sheets.
• Nummer de bewijzen eenmalig. Typ ="R-2026-"&TEXT(ROW()-1,"000") in E2 en trek dit naar beneden om R-2026-001, R-2026-002 enzovoort te krijgen. Kopieer vervolgens de kolom en plak deze terug als alleen waarden, anders zal het later sorteren van de sheet de bewijzen die je al hebt verzonden opnieuw nummeren.
• Voeg de kolommen toe die een sjabloon nodig heeft. Sjabloon 2 heeft Evenement, Tegenprestatie, Waarde tegenprestatie en Aftrekbaar bedrag nodig (een formule: Bedrag minus Waarde tegenprestatie), bijgehouden op een eigen tabblad. Sjabloon 3 heeft Itembeschrijving nodig in plaats van Bedrag.

Een bewijs dat opent met “Hallo MAYA” ziet er slordig uit, dus repareer de capitalization of names before a mail merge terwijl de lijst nog kort is.

Illustratie, geen screenshot: de gemarkeerde rij van het giftenlogboek vult de drie samenvoegvelden van het sjabloon, en de donateur ontvangt de zin eronder. De naam, het adres en het bedrag zijn fictief.

Eén rij per donateur voor het eindejaarsoverzicht

Sjabloon 4 heeft één rij per donateur nodig in plaats van één per gift. Voeg eerst een hulpkolom genaamd Giftregel toe aan het tabblad Giften, met =TEXT(C2,"mmm d")&": "&TEXT(D2,"$#,##0.00") naar beneden doorgetrokken. Het verandert een rij in tekst zoals 3 nov: $250.00. De onderstaande formules gaan ervan uit dat deze in kolom G staat, dus pas de letter aan als die van jou ergens anders staat. Maak vervolgens een tweede tabblad genaamd Overzichten met deze koppen en formules:

Trek B, C en D naar beneden zover als de lijst in A gaat, en maak C op als valuta. De Google-pagina voor SUMIF legt de drie argumenten uit die hier worden gebruikt: het bereik om te testen, het criterium en het bereik om op te tellen. Een adres getypt met een verdwaalde spatie of een typfout telt als een tweede donateur, dus controleer kolom A voordat je verzendt. Houd één tabblad Giften per belastingjaar aan, zodat een overzicht nooit jaren door elkaar haalt. Als dit je eerste samenvoeging is, behandelt onze gids over een mail merge from Google Sheets de basisprincipes.

Stuur elke donateur zijn bewijs vanuit Gmail

Installeer Mail Merge for Gmail vanuit de Google Workspace Marketplace en open vervolgens het tabblad van waaruit je verzendt: Giften voor sjablonen 1 tot en met 3, Overzichten voor sjabloon 4.

1. Open de bouwer. Kies Extensies, dan Mail Merge for Gmail, en vervolgens New campaign. De To-rij toont de kolom die de adressen bevat, en de verzendknop telt de geldige adressen.
2. Plak het sjabloon. Voeg het onderwerp en de hoofdtekst toe. Voeg elk veld in via het Merge tag-menu in de werkbalk, dat je kolommen weergeeft, of typ de kolomnaam tussen dubbele accolades. Velden werken ook in het onderwerp.
3. Beperk de verzending tot de giften die een bewijs nodig hebben. Filter eerst het tabblad, bijvoorbeeld op de datums van deze week. De bouwer toont dan een Only visible rows-schakelaar, die standaard aan staat wanneer rijen verborgen zijn, en het aantal ontvangers past zich hierop aan.
4. Voeg een PDF toe als je er een uitgeeft. Klik op Add attachment in de To-rij en kies de kolom met Google Drive-links. Elke donateur ontvangt het bestand waarnaar zijn eigen rij verwijst.
5. Bekijk een voorbeeld van elk bewijs. Show preview toont de e-mail van elke donateur met de ingevulde velden, en Send me a test levert degene op het scherm af in je inbox. Blader door een paar heen en controleer een bedrag met je administratie.
6. Verzenden. Klik op Send to N recipients en bevestig. Bij een betaald abonnement houdt Schedule send de batch vast voor een datum en tijd die minstens twee uur in de toekomst ligt, wat goed past bij een verzending van overzichten in januari.

Een PDF is optioneel, aangezien de IRS de e-mail zelf accepteert. Als je bestuur een formeel document wil, stelt het helpcentrum de limieten op 5 MB per bestand en 25 MB aan afzonderlijke bestanden per campagne, dus bij 100 KB per bewijs bevat één batch ongeveer 250 donateurs. Een rij die een limiet overschrijdt, wordt gemarkeerd als Attachment Error en wordt niet verzonden. Een Google Docs-document wordt als PDF bijgevoegd, en elk bestand moet leesbaar zijn voor het account van waaruit je verzendt. Onze gids over PDF mail merge laat zien hoe je één PDF per rij produceert.

Na de verzending schrijft de add-on een statuskolom in de sheet, vernoemd naar de campagne en de datum, met één cel per rij: Sent, en vervolgens Read wanneer open tracking is ingeschakeld. Die kolom is je registratie van welke bewijzen zijn vertrokken en op welke dag.

Hoeveel bewijzen je per dag kunt verzenden

Bewijzen vertrekken via je eigen Gmail-account, dus de limiet van het abonnement en de limiet van Google zijn beide van toepassing, en de laagste wint:

De eigen plafonds van Google liggen hierboven. Gmail Help zegt dat een persoonlijk account een limiet kan bereiken na more than 500 emails in a day, en Google vermeldt 2,000 messages per day for a Workspace user, geteld over een doorlopende periode van 24 uur. Een batch die niet past, wordt niet halverwege gestart: de bouwer waarschuwt je eerst. Bij het Free-abonnement kun je een lange lijst over meerdere dagen verdelen met het filter uit stap 3. Betaalde abonnementen kunnen verzenden wat er vandaag past en de volgende dag automatisch doorgaan. Als de eigen foutmelding van Google ooit verschijnt, legt onze gids over de Gmail sending limit reached melding de wachttijd uit.

Twee opties zijn de moeite waard om te weten vóór de eerste batch:

• Zet je penningmeester in de kopie. Voeg een Bcc-kolom toe met het adres van de boekhouder en koppel deze met Add bcc. Elk adres telt mee voor de dagelijkse limiet, dus een bewijs met één Bcc verbruikt er twee. Onze gids over mail merge with CC and BCC bevat de details.
• Bewijs op de dag van de gift. Als giften worden geregistreerd via een Google Forms-formulier, kan het Professional-abonnement elke nieuwe reactie binnen ongeveer een minuut e-mailen.

Veelgestelde vragen

Is een e-mail een geldig donatiebewijs voor de IRS?

Ja. Publication 1771 stelt dat een organisatie de bevestiging op papier of elektronisch kan verstrekken, zoals via een e-mail gericht aan de donateur, en dat er geen IRS-formulieren voor zijn. De inhoud is wat telt: de naam van je organisatie, het bedrag of een beschrijving van het eigendom, en de verklaring over goederen of diensten.

Moet ik een bewijs sturen voor donaties onder de $250?

De regel voor een schriftelijke bevestiging begint bij $250 per gift. Een donateur heeft nog steeds een bewijs nodig van elke geldelijke gift waarop je naam, de datum en het bedrag staan, en voor giften gedaan in 2026 mogen zelfs donateurs die niet specificeren tot $1.000 aftrekken, of $2.000 bij een gezamenlijke aangifte. Zodra de sheet bestaat, kost het verstrekken van een bewijs voor elke gift geen extra werk.

Wanneer moeten de eindejaarsbewijzen voor donaties worden verstuurd?

De wettelijke toets is dat de donateur de bevestiging heeft wanneer hij zijn aangifte indient, of op de uiterste inleverdatum inclusief uitstel als dat eerder is. Publication 1771 merkt op dat goede doelen bevestigingen doorgaans uiterlijk op 31 januari van het volgende jaar sturen. Bouw het tabblad Overzichten in de eerste dagen van januari en verzend de batch dan.

Kan ik donatiebewijzen versturen vanuit een gratis Gmail-account?

Ja. Mail Merge for Gmail werkt met @gmail.com- en Google Workspace-adressen. Het Free-abonnement verzendt 50 e-mails per dag, dus 180 bewijzen duren vier dagen, en Gmail Help legt het plafond voor een persoonlijk account op 500 e-mails per dag, ongeacht welke tool je gebruikt.

Verstuur de bewijzen van dit jaar vanuit de sheet die je al bijhoudt

Bewijzen zijn de enige mailing die elke donateur verwacht, en degene die de meeste kleine organisaties nog steeds met de hand typen. Zet de giften in een sheet, plak het sjabloon dat past, bekijk een voorbeeld van een paar rijen en laat Mail Merge for Gmail elke donateur zijn eigen bewijs sturen vanaf je Gmail-adres, met de statuskolom als je registratie. Installeer het gratis, verstuur vandaag nog de bewijzen voor de giften van deze week, en de overzichten van januari zijn al voor de helft gebouwd.